Gestão de tempo: 8 dicas para ser mais produtivo

Por Social Bank 11 maio 21

Atualmente, ter uma gestão de tempo é um enorme desafio para qualquer indivíduo, tanto no âmbito pessoal quanto profissional. Isso porque muitas pessoas dizem estar atarefadas, sobrecarregadas e sem tempo para nada.

Muito disso ocorre por falta de controle do próprio cotidiano. Quando observamos nossa rotina com atenção, notamos que muitas das atividades diárias não são tão relevantes assim ou que tentamos acatar diversas funções em um único dia — o que é prejudicial à saúde física e mental.

Pensando nisso, elaboramos este material com o que você precisa saber sobre gestão de tempo e como ser mais produtivo. Confira!

A importância da gestão de tempo

O conceito desse tipo de gestão já fala do seu propósito: ganho de produtividade em menos tempo. Só por isso, o assunto já é bastante entusiasmante. Uma boa administração da rotina ajuda a lidar com prazos apertados e garante foco no que deve ser feito. Isso reduz o surgimento de imprevistos desagradáveis, como alguma demanda não planejada, evitando estresse desnecessário.

Dessa forma, todos os compromissos são cumpridos no tempo certo, gerando maior autoconfiança e satisfação e, consequentemente, menos retrabalhos e mais horas livres para focar no que realmente importa. Por fim, terá uma boa reputação, pois as pessoas saberão que você é confiável e cumpre os prazos combinados.

As 8 dicas para ser mais produtivo

Sem mais delongas, vamos às recomendações para gerir o tempo com inteligência e obter os melhores resultados. Vejas as dicas a seguir.

1. Diminua as distrações

Para ter uma melhor organização pessoal, reduza o tempo com distrações, como celular, navegador web, redes sociais, leitura excessiva de notícias e conferência de e-mails durante o dia todo. Uma sugestão é desligar as notificações de mensagens e alertas nessas ferramentas, e separar alguns momentos da sua jornada para checá-las. Se você tiver o hábito de conferir o smartphone a todo instante, tente mudá-lo, pois isso afeta a organização da sua rotina.

2. Planeje e revise os compromissos da semana

Para iniciar a semana da melhor forma, com aproveitamento de tempo e produtividade, planeje as atividades e os compromissos com antecedência, considerando pendências, projetos profissionais e pessoais. No decorrer dos dias, revise tudo e veja o que pode ser modificado. Uma boa dica é preparar as tarefas no domingo à tarde ou à noite. Cerca de 30 ou 40 minutos são suficientes para gerir seu tempo semanal.

3. Faça uma agenda

Anote tudo para enxergar as pendências do dia, da semana e até do mês com clareza. Uma agenda de papel ou digital é ideal para classificar melhor suas atividades e o prazo para concluí-las. Existem diversas soluções que podem ajudar, como o Google Agenda, sincronizado com seu computador ou celular.

Nele, é possível:

  • gerenciar diversos calendários;
  • organizar compromissos por cores;
  • agendar e visualizar em qualquer lugar;
  • definir compromissos frequentes, como contas a pagar;
  • configurar alertas personalizados;
  • integrar com outros aplicativos Google.

Marque todas as pendências, para não perder tempo maquinando durante o dia, e defina um horário para resolvê-las totalmente. Elas consomem um espaço importante do cérebro, gerando fadiga mental.

4. Não acumule tarefas

Quando surgir uma tarefa que consome pouco tempo, como compartilhar uma mensagem relevante para a equipe, fale naquele momento e resolva a questão. Evite procrastinar para não esquecer de repassar informações importantes para o andamento das atividades diárias.

Fuja do acúmulo de compromissos, pois você corre o risco de perder o controle, além de comprometer a efetividade dos seus serviços e a rotina de outras pessoas envolvidas. Ademais, existem tarefas que precisam ser resolvidas com urgência, pois favorecem o progresso das demais. Priorize-as com sabedoria para manter o fluxo de atividades e não viver apagando incêndios todos os dias.

5. Identifique o seu horário ideal

Você já notou que existem momentos nos quais você tem uma performance superior em relação ao restante do dia? Eles são conhecidos como “horários produtivos ideais”. Para alguns profissionais, é no início do dia. Para outros, à tarde ou à noite. Isso depende do relógio biológico de cada um. Portanto, antes de definir a rotina e gerenciar o tempo, encontre seu próprio horário. É nesse período que você vai concentrar dedicação e energia nas atividades mais importantes.

6. Evite multitarefas

“Por que não consegui concluir minhas tarefas, se não parei nem por um minuto?”. Você já teve esse pensamento no fim do dia? Isso ocorre muito com quem pretende fazer centenas de coisas ao mesmo tempo, achando que vai dar conta de tudo. Não tem como executar diversas tarefas em simultâneo e garantir a qualidade de todas.

A propósito, as pessoas cumprem melhor suas obrigações quando focam em uma coisa por vez. Ser multitarefas só mostra que você não gerencia seu tempo de forma adequada, o que demanda atenção. Concentre-se no que você começou e vá até o fim.

7. Conte com a ajuda da tecnologia

Além de tudo que já foi mostrado, existe mais uma forma de praticar a gestão do tempo: os aplicativos. Abaixo, reunimos quatro ferramentas online, que podem melhorar o controle das suas tarefas e de como você pode realizá-las:

  • Asana: auxilia na comunicação em grupo. Ajuda os times com atividades, conversas e lembretes, permitindo que o gestor acompanhe o andamento e os resultados dos projetos de ponta a ponta;
  • Evernote: é um app que funciona na nuvem e permite anexar documentos, criar listas, configurar lembretes e compartilhar dados com outras pessoas envolvidas;
  • Rescue Time: com esse programa, é possível registrar o tempo gasto navegando na internet, o que permite avaliar quanto poderia ser destinado a assuntos mais produtivos;
  • Trello: aplicativo que usa a metodologia Kanban, com cores e blocos temáticos, sendo ideal para gerir projetos.

8. Aproveite os momentos de espera

Aguardar em filas, salas de espera e terminais de aeroportos é uma situação bastante comum, sendo quase impossível escapar em horários de pico. Só que fazer disso um tempo perdido é uma questão de escolha. Afinal, você pode aproveitar esses momentos da melhor forma, como ler um livro, ouvir podcasts, responder e-mails pelo celular e resolver pendências por mensagem.

Então, o que achou das dicas sobre gestão de tempo? Ao colocá-las em prática, você certamente terá uma rotina mais produtiva, tanto pessoal quanto profissional. O segredo está em ter foco em tudo que precisa ser feito durante o dia.

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