Entenda como estruturar o processo de gestão de reembolso na sua empresa

Por Social Bank 22 jul 21

A gestão de reembolso tem, como foco, a organização dos recursos e das documentações referentes a todos os custos externos reembolsáveis de um colaborador — como passagens, hospedagem, alimentação, refeições a trabalho, estacionamento, entre outros.

É um processo que envolve vários setores e que, se for feito de forma desorganizada, pode abrir margens para incoerências e fraudes, que podem trazer grandes prejuízos para a empresa.

Para dar conta dos reembolsos, o gestor precisará lidar com uma série de recibos, relatórios e comprovantes que, se não forem bem estruturados, podem causar sérias dores de cabeça. Nesse cenário, além de um bom planejamento e organização, contar com um bom sistema de gestão pode ser a chave, não apenas para uma boa gestão de reembolsos, mas para o setor financeiro como um todo.

Para que você comece a estruturação do processo de reembolso de sua empresa, neste post, apresentaremos as principais etapas para que essa gestão seja otimizada. Confira!

Estabeleça uma política de gastos

O primeiro passo para uma boa gestão é o planejamento, incluindo a definição das regras, com a criação de uma nova cultura organizacional. É importante que todos os colaboradores estejam cientes dos limites e dos valores que poderão gastar no trabalho fora da empresa. 

Eles precisam ter ciência do quanto podem gastar com hospedagem, alimentação e transporte, além de saber os gastos que não são reembolsáveis — para que não haja surpresas desagradáveis.

Esses limites deverão ser apresentados junto com seus embasamentos, que deverão ser feitos com análise de dados sólidos. Por exemplo, os limites de hospedagem em cidades grandes poderão ser um pouco maiores do que os gastos em cidades pequenas, devido às diferenças de custos de cada região. 

O mesmo vale para o transporte, que poderá variar, por exemplo, ao considerar a distância percorrida de acordo com o tamanho do local visitado. Em cidades como São Paulo ou Rio de Janeiro, o deslocamento de um bairro a outro pode levar horas e exige um gasto maior com transporte. Com os dados em mãos, o gestor terá muito mais transparência, e os colaboradores aceitarão as condições com mais facilidade.

Defina como serão feitos os reembolsos

Depois de estabelecer uma política de gastos com base em dados sólidos, é hora de implantar o processo de reembolso. Caberá ao gestor definir como ele será feito, ou seja, quando e por qual meio os colaboradores serão reembolsados quando pagarem por despesas durante as viagens a trabalho.

Como o funcionário comprovará o gasto?

Esse é um ponto importante, pois estamos falando de um item que precisará ser documentado. Defina se o colaborador deverá apresentar as notas fiscais e como será entregue o relatório de despesa — por e-mail, pessoalmente ou por meio de um sistema corporativo —, por exemplo.

Qual será a periodicidade dos pedidos de reembolso?

Além de definir o meio pelo qual serão apresentados os comprovantes dos gastos, é importante definir quando serão feitos os reembolsos. O colaborador será reembolsado imediatamente após uma viagem, ou o pagamento será feito em datas específicas no mês — mensalmente, semanalmente ou quinzenalmente?

Ao responder essas perguntas, o gestor terá a base para elaborar o seu processo padrão de reembolso de despesas. Essa documentação deverá ser amplamente divulgada para todos os que trabalham na empresa, para que não haja surpresas futuras. Com a padronização, a gestão de reembolsos se tornará mais fluida e eficaz.

Pague apenas as despesas comprovadas

Definidos os processos, cumpra-os à risca, pois qualquer exceção pode fazer com que todo o planejamento vá por água abaixo. Só faça um reembolso se ele for devidamente comprovado, com a documentação necessária apresentada. 

Sem isso, o gestor perde totalmente o controle das prováveis perdas, abrindo brechas para eventuais fraudes. Ao definir essa regra, os colaboradores ficarão mais atentos na hora de guardar os comprovantes, pois saberão que, sem eles, não terão os valores gastos de volta.

Monitore os dados dos reembolsos

O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado. Ou seja: para ter o controle dos reembolsos, mesmo com todo o planejamento e os processos estipulados, o gestor deverá monitorar os dados para que sejam identificados os pontos de melhorias e os eventuais gargalos. 

É uma oportunidade para avaliar se a sua política de reembolsos está funcionando, tornando o processo menos burocrático e com margem de erros reduzida. Assim, o gestor passa a ter em mãos um processo de melhoria contínua, que torna os reembolsos cada vez mais precisos, com menos chances de falhas e fraudes.

Para criar o histórico com os dados referentes aos reembolsos, a empresa deverá contar com um banco de dados que centralize essas informações e um sistema para coletá-las.

Em termos de transformação digital, não é mais viável uma gestão que não utilize a tecnologia, pois, além de otimizar os processos, ela mais competitividade para a empresa.

Use a tecnologia a seu favor

Como ressaltamos no tópico anterior, usar a tecnologia é primordial para fazer uma boa gestão dos reembolsos. Um bom sistema de gestão poderá entregar funcionalidades que não contribuirão apenas para a sua gestão de reembolsos, mas para toda a gestão financeira.

Ao utilizar a tecnologia a seu favor, você pode eliminar uma série de ações manuais e burocráticas, otimizando a gestão de reembolsos, tornando os processos menos custosos e liberando os profissionais para atividades mais estratégicas. 

Com a quantidade de dados que a empresa produz, ficar atualizando planilhas de reembolso e despesas se tornou anacrônico, além de ser mais suscetível a erros e incongruências de informações. O sistema de gestão permitirá a centralização dos dados e a emissão de relatórios, para que sejam analisadas as métricas e insights que elevarão a qualidade da gestão. 

Além disso, se o sistema for hospedado em nuvem, poderá ser acessado de qualquer lugar, com qualquer dispositivo, permitindo que os dados referentes aos gastos com as viagens sejam enviados em tempo real e o gestor faça as provisões antes mesmo de os colaboradores voltarem.

Como vimos, a gestão de reembolso contribui para uma maior transparência na relação entre os profissionais e a empresa. Com todos os procedimentos necessários documentados e divulgados, as duas partes se protegem. Ou seja, o colaborador saberá exatamente o que pode gastar, e a empresa não terá prejuízo com gastos exorbitantes e tentativas de fraudes — que, infelizmente, podem acontecer.

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