Gestão de pagamentos: 8 dicas para uma gestão eficiente

Por Social Bank 23 jun 21

A empresa que não faz um controle financeiro adequado tem problemas que podem até passar despercebidos, sendo um deles a má gestão de pagamentos. Nesse sentido, podem ocorrer atrasos e processos trabalhistas que oneram o caixa.

Em vista disso, é essencial implementar um bom controle das operações financeiras para promover a lucratividade e a disponibilidade de recursos — principalmente se o quadro de funcionários crescer e a gestão se tornar complexa. Por isso, trouxemos 8 dicas de como fazer essa gestão. Acompanhe!

Qual a importância de uma boa administração do demonstrativo de pagamentos?

Produzir a folha de pagamentos corretamente é fundamental para evitar problemas de passivo de ações tanto trabalhistas como previdenciárias. É possível minimizar, inclusive, contratempos entre os sócios da empresa e demais gestores.

Afinal, ela é um demonstrativo das remunerações e dos históricos dos colaboradores que atuam ou já trabalharam na organização. Por ela é possível mensurar todos os ciclos com valores brutos e líquidos. Geralmente, é uma tarefa nada fácil que demanda um gerenciamento qualificado. Por isso, é preciso padronizar a conta bancária, determinar cargos e salários, fazer provisão de custos e outros critérios que veremos mais adiante.

Como fazer uma gestão de pagamentos eficiente?

A tecnologia auxilia muito nesse processo trazendo produtividade e segurança às informações. No entanto, é necessário adotar posturas em diversos setores para que equívocos não ocorram. Confira!

1. Padronize a conta bancária para pagamento

É indispensável ter uma conta bancária específica para gerar o pagamento dos funcionários da empresa. Aliás, com ela fica mais fácil comprovar as quitações e outros dados se houver alguma fiscalização. Além disso, os gestores podem ter uma visão ampla do orçamento, incluindo todos os impostos e os demais gastos.

2. Estabeleça cargos e salários

Determine os cargos e respectivos salários que cada funcionário tem na organização. Também, as gratificações e os benefícios que serão dados, os motivos e os períodos. Tudo isso fazendo uma projeção, sem deixar de pensar no crescimento do negócio. Dessa forma, saberá quantos trabalhadores estão ativos em cada cargo para controlar as despesas pertinentes a eles, bem como, se há a necessidade de novas contratações ou investimentos.

3. Realize a provisão de alguns gastos

Ter conhecimento das despesas e de quando elas acontecem faz parte de um planejamento. Por exemplo, as férias e o 13º salário devem ser previstos no início do ano para não comprometer a gestão financeira. Desse modo, conseguirá poupar os valores para não recorrer a empréstimos.

4. Tenha atenção às mudanças

A folha de pagamento não é um serviço estático. Pelo contrário, ela é dinâmica e precisa que suas informações sejam constantemente acompanhadas. Afinal, ao longo do tempo surgem contratações, rescisões, aumentos salariais e de benefícios. Por conseguinte, deve-se estar atento aos cálculos devidos às variações. Além disso, há outras alterações relacionadas a hora-extra, comissões, bonificações etc.

5. Mantenha o controle de horas trabalhadas

As horas-extras necessitam ser controladas para que reflitam o real tempo a mais que o profissional trabalhou. Dessa maneira, o seu registro deve ser diário. De acordo com a legislação trabalhista, as empresas que têm acima de 10 funcionários são obrigadas a registrar o ponto manual, mecânico ou eletrônico. Nele são marcados os horários de entradas, saídas, atrasos, pausas, horas-extras e demais adicionais. Essas informações são relevantes para calcular os salários.

6. Crie rotina para entrega de holerites

Os holerites são um histórico do que está sendo cobrado e pago aos profissionais naquele mês. Ele é um demonstrativo obrigatório conforme a lei. Por isso, o documento precisa ter data para ser entregue, assim como os depósitos de pagamento. Inclusive, esse procedimento ajuda na gestão dos documentos por setores, promovendo a confiança na empresa e a geração de mais recursos.

7. Use as tecnologias

Ao realizar toda a gestão de pagamentos manualmente, perdem-se tempo e dinheiro. Assim sendo, é indicado investir em soluções que contribuam para a eficiência do processo. Afinal, os softwares realizam os cálculos de forma automática, computando sozinhos a jornada de trabalho, o gerenciamento do pagamento e a emissão de holerites. Até mesmo arquiva a folha assinada pelos funcionários, evitando processos judiciais e fiscais.

8. Defina métricas

Ao utilizar um sistema de gestão, será possível controlar e estabelecer métricas a fim de descobrir o estilo de administração mais adequado para obter mais receitas e reduzir despesas. Além disso, ele traz um demonstrativo das tendências para que os gestores tomem as decisões mais acertadas. Quando implementá-lo, poderá medir a produtividade para identificar o posicionamento financeiro em seu segmento ou no mercado global.

Quais os principais erros que devem ser evitados?

As organizações que não atuam na gestão de pagamento enfrentam problemas de produtividade ao ponto de chegar na esfera legal. Assim, conheça quais são os principais erros e veja como impedi-los.

Falta de planejamento

Planejar é fundamental para todas as atividades, pois evita uma série de dificuldades. Sem um plano, não é possível mensurar o comportamento de um processo porque não existe parâmetro. Sendo assim, organize cada procedimento que está relacionado à folha de pagamento para evitar erros.

Falta de enquadrar corretamente o funcionário

É essencial enquadrar os trabalhadores corretamente porque cada categoria tem seus direitos e deveres. Por exemplo, quem atua como pessoa jurídica difere de um funcionário com carteira assinada. Entender essas distinções reduzem as chances de prejuízos. Portanto, cuide desse detalhe ao fazer a folha de pagamento.

Falta de tecnologia como aliada

A tecnologia é uma aliada muito importante, e quem não adota ferramentas avançadas de gestão terá dificuldades de controlar a remuneração dos contratados. Por isso, ao implementar um software de gestão terá inúmeros recursos fornecidos pela ferramenta que reduzem equívocos e custos.

Falta de atenção aos extras

Tanto os recursos humanos como o financeiro não podem ignorar as horas-extras, adicionais noturnos, férias e 13º salário. Em vista disso, é preciso ter os registros guardados para cumprir com as obrigações legais. Para isso, aconselha-se ter uma política de pagamento transparente, respeitar os direitos dos trabalhadores e fazer as deduções devidas.

Agora você já sabe realizar uma gestão de pagamentos eficiente. No entanto, lembre-se de entender os direitos e deveres de cada categoria e investir em tecnologia para obter mais rentabilidade e segurança nas informações.

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