Guia de gestão de compras: como fazer de forma eficiente

Por Social Bank 23 jun 21

A gestão de compras é uma das mais importantes tarefas ao longo do expediente de trabalho. Ela garante que uma empresa obtenha os produtos certos a um preço atraente, bem como crie um bom relacionamento com fornecedores e parceiros estratégicos.

Entretanto, colocar essa gestão em prática pode ser um desafio. É necessário ter atenção com prazos de reposição de estoque, negociação com fornecedores e orçamento de caixa do período, entre outras coisas. Sem isso, os resultados podem ficar abaixo do esperado.

Para ajudar com o assunto, criamos um guia completo. Hoje, você vai entender exatamente o que é gestão de compras, quais suas melhores práticas e como tirar proveito disso.

O que é gestão de compras?

Você já deve ter ouvido falar em gestão de compras algumas vezes. Porém, o que isso significa? Como saber se está fazendo isso no trabalho? Para facilitar a compreensão, vamos tratar dos conceitos separadamente (gestão e compras), depois juntá-los em um único.

O termo gestão é uma referência ao processo de planejamento, execução e controle de um certo recurso, promovendo seu melhor uso ao longo do expediente de trabalho e aplicação estratégica. Se falta gestão, os resultados podem ficar abaixo do esperado e decepcionar.

O termo compras, por sua vez, refere-se à aquisição de bens ou serviços com fornecedores externos, o que subsidia tanto as operações do negócio quanto os cumprimentos gerenciais. Sem compras, a empresa não teria insumos para fabricar nem produtos para comercializar.

Gestão de compras é, portanto, o processo de planejamento da aquisição de bens e serviços necessários à operação, e manutenção do negócio, bem como seu posterior uso (execução) e controle dos resultados associados. Assim, promove ganhos elevados.

A realidade é que a gestão de compras é uma tarefa crucial, devendo fazer parte do escopo administrativo de toda organização. Infelizmente, isso nem sempre acontece — e é preciso contornar esse problema. Falamos mais dos benefícios desta gestão, no tópico seguinte.

Qual a importância da gestão de compras?

Muitas vezes, gestão de compras é um tema deixado em segundo plano. Gestores gastam mais horas estudando sobre vendas e atendimento, por exemplo. Todavia, é preciso deixar claro que o sucesso do negócio começa ainda na etapa de compra.

Pense bem, se a compra é mal feita, o gestor tem uma série de outros problemas: o aumento imediato dos preços de venda, a dificuldade de promover o giro dos seus ativos, a sobrecarga dos seus estoques e a perca de competitividade. Ou seja, é um enorme perigo.

A correta gestão de compras ajuda a prevenir todos esses problemas e também aumenta a qualidade do empreendimento. Veja, agora, os principais benefícios:

  • reduz os preços de aquisição de bens e serviços;
  • induz a uma relação ganha-ganha com fornecedores;
  • promove a manutenção de um estoque mínimo;
  • aumenta o giro dos ativos;
  • promove melhores margens financeiras nas vendas;
  • reduz problemas com devoluções e garantias;
  • gera mais previsibilidade às saídas de caixa (desembolsos).

Em última análise, é possível dizer que a gestão de compras pode tornar a empresa mais competitiva, permitindo que ela desenvolva uma vantagem competitiva sobre seus rivais e consiga entregar mais valor aos seus clientes finais com melhores ofertas de venda.

Como planejar a gestão de compras?

Como visto antes, o planejamento é um pilar da gestão de compras. Se você não planeja adequadamente o que será comprado (bem como as condições relacionadas à aquisição dos bens e serviços), pode ter surpresas negativas mais adiante. Veja, agora, como se planejar.

Pense na sua rotina de compras

As compras não ocorrem de forma aleatória. Existe um processo, ou melhor, uma rotina composta por vários passos encadeados. Na medida em que seu negócio compreende esses passos, os prazos relacionados e as pessoas envolvidas, consegue melhores resultados.

Nesse aspecto, é interessante desenhar sua rotina (sim, desenhar). Você pode construir um fluxograma do seu processo de compra, entendendo exatamente onde ele começa e onde ele termina. Assim, terá mais chances de planejar e otimizar cada uma dessas etapas.

Olhe para o nível do seu estoque

Para planejar sua gestão de compras, outro ponto importante é ficar de olho no nível de estoque. O estoque e as compras são intimamente ligados, pois você só demanda produtos quando os níveis de estoque são baixos e não podem suprir toda a demanda dos clientes.

Nesse caso, algo interessante para o planejamento é o chamado gráfico dente de serra. Ele ajuda a entender seu nível de estoque e revelar seu ponto de pedido, que é o momento no qual você deve entrar em contato com o fornecedor para comprar novos produtos.

Conheça seus fornecedores

Conhecer profundamente os fornecedores é algo crítico para planejar suas compras. Na medida em que você estreita o relacionamento com os fornecedores, consegue entender até onde ele pode atender seu planejamento e trabalhar com preços mais competitivos.

Nesse caso, a dica é simples: não fique distante demais. Marque reuniões, revise com frequência o catálogo de produtos, ligue para tirar dúvidas e agende reuniões dentro do seu próprio estabelecimento. Assim, pouco a pouco, terá uma relação sólida e vantajosa.

Defina suas principais metas

Ainda na etapa de planejamento, é interessante ter clareza sobre suas metas. Qual a prioridade da sua gestão de estoque? Você pode desejar ter acesso aos melhores produtos, menores preços ou aos prazos mais ágeis — talvez até um misto de todas essas vantagens.

Portanto, formule metas seguindo o padrão SMART. Isso quer dizer que sua meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo bem definido. Se suas metas não contam com estes atributos, é importante reavaliá-las e definir melhor seu alvo.

Quais as melhores práticas de gestão de compras?

A gestão de compras não depende somente de planejamento, também é preciso colocar a mão na massa. Portanto, é importante entender quais as melhores práticas e como elas podem ser utilizadas ao longo do expediente. É o que explicamos, nos tópicos seguintes.

Negocie preços e condições

O processo de compra exige um esforço contínuo em busca das melhores ofertas. Esse esforço deve ser traduzido em melhores preços, prazos e condições de pagamento dos bens e serviços adquiridos. Para que isso aconteça, desenvolva um bom modelo de negociação.

Ao negociar, tenha um preço-alvo em mente, persuadindo seu fornecedor a chegar o mais próximo possível dele. Além disso, lembre-se de que existem muitas coisas em “jogo”, como os prazos e condições de entrega. Por fim, busque sempre um resultado de ganho mútuo.

Vá às compras no momento certo

Você já entendeu que o planejamento de compras exige olhar para o nível do estoque, mas que fique claro: isso só ocorre porque é preciso executar sua compra no momento certo. Se a compra ocorre cedo ou tarde demais, seu negócio pode enfrentar problemas financeiros.

Uma compra antecipada e descuidada pode proporcionar sobrecarga de estoque, fazendo com que seus produtos fiquem parados por muitos meses. Entretanto, se a compra é tardia, seu estoque pode não contar com produtos para atender clientes e subsidiar vendas.

Prepare seu caixa para compras

Ao longo dos dias, há recursos financeiros entrando e saindo do caixa da sua empresa — o que é chamado de fluxo de caixa. No entanto, é sempre importante nutrir uma reserva de caixa, de modo que tenha dinheiro para fazer compras e aproveitar promoções.

É interessante lembrar que, eventualmente, fornecedores também desejam fazer seu estoque girar e abaixam seus preços para que isso aconteça. Esse pode ser o momento ideal para compras, se você tiver recursos financeiros suficientes no caixa da empresa.

Melhore continuamente seu processo

Outra importante prática de gestão de estoque é a melhoria contínua do processo, o que permite que as compras sejam feitas com cada vez mais agilidade, precisão e pontualidade. Para tanto, é preciso aprender com erros e modernizar as rotinas de trabalho.

Frequentemente, modelos de melhoria contínua trabalham com base em quatro etapas: planejamento, execução, controle e aprendizado. Logo, é preciso definir ajustes adicionais ao processo, colocar isso em prática, monitorar os resultados e aprender sempre.

Quais erros de compras devem ser evitados?

Assim como é importante planejar e executar as melhores práticas, é preciso conhecer e evitar alguns erros comuns. Esses erros colocam em risco a saúde do seu negócio, geram maiores custos de aquisição e afetam as relações com seus fornecedores.

Um erro primário é olhar apenas para o preço de aquisição. Sim, ele é importante, mas definitivamente não é a única coisa a analisar. É preciso ter atenção à qualidade do produto (bem ou serviço), condições de entrega e requisitos de garantia, entre outras coisas.

Outra falha grave é não nutrir um relacionamento com o fornecedor, contatando-o apenas para pedir descontos, o que é prejudicial. Veja, agora, outros erros que deve evitar:

  • deixar de balancear a relação custo-benefício;
  • ter pouca atenção às táticas de negociação;
  • não fazer a avaliação de fornecedores de forma contínua;
  • pesquisar pouco antes de efetivar compras;
  • deixar de monitorar os indicadores financeiros ligados às compras;
  • não registrar minuciosamente suas compras e prazos de pagamento;
  • não monitorar os prazos de entrega de cada compra.

Claro, existem muitos outros erros possíveis. O mais importante é investigar quais erros estão sendo cometidos dentro do seu negócio, de modo que eles possam ser neutralizados e depois corrigidos. Dessa maneira, conseguirá melhorar.

Há várias técnicas para diagnóstico de erros, sendo o ideal pensar em uma estrutura de causa-efeito. Logo, se você identificou um efeito indesejado nas suas compras, investigue quais as causas disso. Desse modo, poderá se aprofundar e diagnosticar a causa-raiz.

Quais ferramentas utilizar para fazer a gestão de compras?

Felizmente, existem várias ferramentas que podem melhorar sua gestão de compras e garantir que sua empresa adote ótimas práticas de trabalho. O uso de sistemas gerenciais, planilhas bem desenvolvidas e ferramentas da administração, por exemplo.

Sistemas financeiros

A melhor opção é sistema financeiro que atenda de ponta a ponta sua empresa, gerando mais qualidade na identificação do que foi comprado, bem como facilidade para o registro do fluxo de caixa e pagamento das contas.

Para selecionar um bom sistema, é preciso pensar em três coisas:

  1. a capacidade de atender as demandas específicas da sua empresa (cobertura);
  2. a relação entre o custo da ferramenta e os resultados provenientes (custo-benefício);
  3. a reputação, a qualidade e o suporte relacionados ao seu fornecedor.

Ao selecionar um bom sistema financeiro, a empresa pode melhorar sua rotina de compras, automatizar a geração de relatórios e simplificar a análise de dados. Assim, pode otimizar a aplicação dos seus recursos financeiros e melhorar a aquisição de produtos.

Planilhas eletrônicas

As planilhas eletrônicas representam uma solução mais básica, mas que podem ser úteis e atuar como um complemento aos sistemas mais robustos. Uma boa planilha permite que o registro, organização e análise dos dados sejam mais flexíveis, adaptando-se à empresa.

Você pode, por exemplo, criar um gráfico dente de serra para monitorar o nível de seu estoque e identificar o ponto de pedido ideal para realizar novas compras. Também pode criar outros gráficos, matrizes, tabelas e diagramas que melhorem sua administração.

Qual a importância da tecnologia na gestão de compras?

A tecnologia é uma grande aliada da gestão de compras. É cada vez mais difícil pensar em todo o processo de envio de pedidos, recebimento de propostas, negociação, alinhamento de entregas e efetiva compra sem o suporte de boas ferramentas digitais.

Um dos primeiros (e principais) benefícios da tecnologia é a digitalização de todo o processo de compra, garantindo que — de ponta a ponta — a empresa possa se comunicar por meios digitais. Assim, além de flexibilidade, é possível ter mais agilidade.

Confira, agora, outras vantagens ligadas à tecnologia:

  • automação das rotinas de compra;
  • aumento da precisão nos lançamentos financeiros;
  • emissão de relatórios financeiros completos;
  • adoção de novos canais de comunicação e relacionamento com fornecedores;
  • melhor uso das métricas e indicadores de compra;
  • maior facilidade na extração e análise de dados.

Portanto, na medida em que a empresa adota boas tecnologias para a gestão de compras, pode alcançar melhores resultados e garantir processos mais ágeis. Além disso, pode obter mais precisão no lançamento e análise de suas compras, gerando inteligência competitiva.

Veja, agora você está por dentro do assunto e entende como fazer gestão de compras de forma eficiente. Lembre-se que é preciso conciliar boas práticas de planejamento, execução e controle, além de adotar tecnologias que simplifiquem suas rotinas de trabalho.

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