Entenda quais os erros na folha de pagamento podem ser fatais para varejistas!

Por Social Bank 18 ago 21

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da empresa. É por meio dela que os colaboradores da empresa recebem salários, benefícios e ainda têm informações sobre os descontos previstos em lei. Erros na folha podem causar sérios prejuízos para a empresa, inclusive gerar processos trabalhistas.

Por isso, é importante ficar atento ao processo de cálculo da folha de pagamento e conhecer os principais erros na elaboração desse documento para que eles não ocorram. Neste post, vamos citar as principais falhas neste registro. Mas antes vamos entender a importância de fazer uma boa gestão do holerite!

Entenda a importância de uma boa gestão da folha de pagamento

Por meio de uma administração eficiente da folha de pagamento você consegue medir os ciclos de recebimento e os valores dos salários de cada um dos colaboradores de sua empresa.

Além disso, a gestão dos holerites mantém os registros em ordem e evita erros e atrasos nos tributos, o que pode gerar problemas para a empresa. A companhia corre o risco de sofrer com pagamento de multas e ter que enfrentar processos trabalhistas, o que prejudica a imagem e a saúde financeira do negócio.

No mais, uma folha de pagamento bem-administrada deixa o colaborador ciente sobre seus ganhos e descontos, o que proporciona confiança nas relações de trabalho e ainda evita problemas com a justiça.

Veja os principais erros da folha de pagamento

É comum encontrarmos erros nesse documento tão importante. A seguir, vamos citar as principais falhas na elaboração do holerite dos colaboradores que podem comprometer seu negócio.

Data de pagamento e emissão da folha de pagamento

Os colaboradores devem receber seus pagamentos até o 5º dia útil do mês, que é a data limite para a emissão da folha de pagamento. Caso haja atrasos, a empresa pode sofrer algumas penalidades como pagamento de multa ou reclamações trabalhistas por colaboradores que sofreram danos por causa do atraso no salário.

Deixar de calcular horas extras, atrasos e faltas

Informações como faltas, horas extras e atrasos devem ser computados mensalmente e lançados corretamente para que não haja erros no dia do pagamento. Essas informações são essenciais porque o cálculo do salário será baseado nesses dados.

Apesar disso, é muito comum que empresas deixem de registrar esses dados ou lancem informações erradas devido a processos manuais.

Erros no registro DSR

O Descanso Semanal Remunerado é um direito garantido aos trabalhadores. A remuneração do DSR pode corresponder a de um dia de serviço ou outras formas de cálculo, a depender da modalidade de trabalho, podendo estar inserido no valor do salário fixo.

Outro ponto importante, mas que às vezes é negligenciado, é que em caso de horas extras ou outros eventos, o DSR deve ser calculado com base nessas informações.

Erros referentes a tributos e seguridade social (descontos)

O Imposto de Renda, o INSS e alguns benefícios, como vale-transporte, vale-alimentação e/ou refeição, são descontados no salário do colaborador e, por isso, o valor do abatimento deve constar na folha de pagamentos. Portanto, é importante não errar nesse momento, pois o colaborador pode se sentir lesado e procurar seus direitos na justiça.

Erros na hora de lançar estes descontos geram muitos impactos para colaboradores e empresas. Por isso, é preciso ter cautela na hora de fazer os cálculos para não errar nos valores.

Ignorar mudanças nas leis de trabalho

As leis mudam constantemente, inclusive aquelas relacionadas ao trabalho em regime CLT. Então, o setor de RH deve ficar atento a essas mudanças, pois elas têm grande influência nas parcelas trabalhistas. A falta de atenção para essa questão pode gerar prejuízos ao trabalhador e ônus para a empresa.

Sendo assim, acompanhe as mudanças na legislação para não esquecer de inserir informações importantes na folha.

Enquadrar o colaborador em uma categoria diferente da qual ele atua

Para cada categoria de trabalho (comércio, indústria), há uma convenção diferente, com normas específicas. Então, se esse campo não for preenchido da maneira correta, a folha de pagamento ficará comprometida.

Isso porque são as convenções coletivas que determinam o piso salarial da categoria. Então, caso a informação esteja errada, o colaborador pode ter prejuízos. Por isso é bom tomar cuidado para não fazer o enquadramento incorreto.

Ignorar mudanças na empresa

Ao longo da jornada na empresa, surgem diversas situações que afetam a folha de pagamento dos colaboradores. Se uma pessoa teve filhos, ela deve receber o salário-maternidade e, depois que voltar a trabalhar, um bônus garantido por lei até a criança atingir uma certa idade.

O RH também deve ficar atento à idade dos filhos dos colaboradores para saber até quando eles têm direito ao abono salarial das crianças. Lembrando que o valor deve constar na folha.

Promoções, aumento salarial por convenção coletiva e pagamentos adicionais como férias e décimo terceiro também devem ser lançados de forma correta, evitando danos ao colaborador e transtornos para a empresa.

Como evitar erros na folha de pagamento?

Todos esses e outros erros comuns em folhas de pagamento podem ser evitados com uma boa gestão de RH e a ajuda de softwares específicos. O recurso é seguro, o que permite otimizar a rotina de produção de contracheques e lançamento de informações importantes para a confecção da folha de pagamento.

Ter um sistema de ponto online (OiTchau) também é fundamental para ter um controle mais preciso sobre os horários de entrada, saída e faltas dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil calcular horas extras, férias e outros benefícios, além dos descontos.

Um sistema de ponto e outro de folha de pagamento minimiza os erros e ainda oferece segurança, pois armazena informações importantes sobre a rotina de trabalho dos funcionários. Inclusive, o software vai manter cópias das folhas de pagamento de todos os períodos que foram lançados nele.

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