Dificuldade na gestão de folha de pagamentos? Entenda como empresas de sucesso fazem sua gestão

Por Social Bank 04 jan 22

Um dos grandes desafios dos administradores de médios e pequenos negócios é o da gestão de folha de pagamentos. São vários fatores que precisam ser alinhados para que a companhia pague de forma correta cada colaborador e consiga fazer uma boa gestão das contas. Isso exige planejamento, atualização, controle e uso da tecnologia. Essa questão é importante porque afeta diretamente as contas da empresa, além de evitar problemas entre os funcionários e o empregador.

Outro ponto é que a gestão de folha de pagamentos deve ser estruturada para acompanhar o crescimento da empresa, afinal, à medida que aumenta o número de contratações, mais folhas de pagamentos são criadas. Se há uma desorganização quando a organização está em um estágio inicial, com poucos colaboradores, imagine tendo que lidar com o dobro de profissionais.

Neste artigo, vamos entender como as empresas de sucesso fazem manter a folha de pagamentos sempre organizada e os benefícios dessa prática. Confira!

Como funciona a rotina de folha de pagamento?

A remuneração da equipe é uma das obrigações mais importantes que a empresa tem que arcar. Além de ser um requisito legal, essa é uma forma de engajar os colaboradores por meio de salários, bonificações e benefícios atrativos que ajudam a reconhecer o valor dos profissionais e gerar um ambiente de trabalho mais saudável.

A folha de pagamento consiste na relação de todas as informações sobre a remuneração do empregado. Isso inclui os valores e os respectivos descontos, o pagamento de comissões, horas extras e adicionais que são pagos devido às características das funções.

Segundo a legislação, o pagamento deve ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente, contudo a empresa pode optar por fazer o pagamento no último dia útil do mês vigente, por exemplo. Tudo isso depende de como a empresa decide organizar o processamento da folha.

Um dos aspectos que merece atenção é que os lançamentos podem ser diários, assim o gestor tem condições de apurar horas extras, verificar faltas e acompanhar o banco de horas.

Essa prática ajuda a ganhar, pois reduz o número de tarefas que devem ser realizadas no fechamento. Além disso, esse é um processo complexo que requer inúmeros cuidados para que não gere dúvidas quanto a sua veracidade e para que erros não sejam cometidos.

Como fazer uma boa gestão de folha de pagamentos?

A boa gestão de pagamentos deve estar atrelada a uma série de pilares que estruturam esse processo, começando pela antecipação, por meio de um bom planejamento, e tendo como facilitador a utilização de ferramentas tecnológicas, que permitem um ganho de produtividade e precisão. Veja abaixo algumas etapas para sua empresa dar os primeiros passos rumo a uma boa gestão.

Antecipe-se com um bom planejamento

Muitos dos erros na gestão da folha de pagamento estão na falta de planejamento e de antecipação. Deixar tudo para a última hora, para se fazer à pressa, pode levar a imprecisões nos pagamentos, que geram desde insatisfações pontuais de colaboradores até problemas legais. 

Por isso, é de suma importância fazer um planejamento antecipado, definindo as datas de fechamento de folha. Não se esqueça de provisionar acertos maiores, como as rescisões contratuais e o 13º. Esse adiantamento permite níveis de checagem para a garantia de que tudo será pago da maneira correta e ajuda a reduzir a pressão que existe quando se faz tudo em cima da hora.

Adote uma política de cargos e salários

Uma das maneiras de reduzir os desentendimentos na hora do pagamento é com a definição exata dos cargos e salários, pois os colaboradores saberão o que é pago e o porquê de suas remunerações. 

Além disso, uma boa política de cargos garante a motivação extra para os colaboradores, que estarão sempre em busca de um melhor desempenho para elevar os seus rendimentos, ou seja, é uma estratégia aliada à retenção de talentos.

Com essa política, o gestor passa a ter uma visão mais abrangente das funções desempenhadas na empresa, facilitando a união de equipes de alto desempenho e o modelo de gestão baseado em competências.

Mantenha-se atualizado

Outro ponto importante para uma boa gestão da folha de pagamentos é a atualização constante em relação às legislações. O Brasil vive um processo de reformas em vários setores e o trabalhista é um dos que vêm ganhando muitas atualizações nos últimos anos. Conhecer essas renovações garantirá que a empresa não crie problemas jurídicos por erros conceituais.

É importante também manter-se inteirado em relação às mudanças internas, principalmente no que diz respeito às novas contratações e promoções. Elas precisam refletir no planejamento antecipado, que precisará ser alterado sempre que houver alguma mudança significativa.

Verifique o controle de ponto

Como sabemos, a base de uma folha de pagamento é o registro de jornada de trabalho dos colaboradores. Isso porque a lei brasileira exige que a empresa que tenha mais de nove funcionários mantenha essas informações documentadas e, sem essa referência do cumprimento de trabalho por horas, não há como remunerá-los de forma precisa. 

Nesse cenário, para garantir uma boa gestão da folha de pagamentos, certifique-se de usar uma ferramenta eletrônica para ter um registro com precisão, que marque a hora que cada colaborador entrou e saiu da empresa. Mesmo com sistemas integrados, ainda é preciso dedicar tempo para corrigir inconsistências e registrar justificativas.

Portanto, a nossa recomendação é que seja feito um controle diário para evitar o acúmulo de tarefas e garantir que todos os lançamentos estão corretos. O ponto é muito importante, pois, além do registro de expediente, ele servirá de referência segura para o pagamento das horas extras e descontos em eventuais atrasos.

Use tecnologia a seu favor

Além do ponto eletrônico, é importante que a empresa, na gestão de pagamentos, utilize outros softwares específicos para essa tarefa, que permitam a automação de funções repetitivas e burocráticas e das que necessitam de precisão. 

Além disso, há plataformas que facilitam a liberação automática dos pagamentos. Essas oferecem funções específicas para todos os processos financeiros da empresa, incluindo a gestão de folha de pagamento e fluxo de caixa

Para que a tecnologia se torne, de fato, uma aliada de sua empresa, é de suma importância que a escolha de fornecedor do software seja feita com critério. Isso porque, como ele fornecerá uma ferramenta crucial para a gestão, esse provedor de tecnologia deverá ser encarado como um parceiro de negócios e escolhido com base nisso.

Quais são os benefícios para quem adota boas práticas de gestão de folha de pagamentos?

Agora que já conhecemos algumas das boas práticas de gestão de folha de pagamentos, vamos entender quais são os principais benefícios de aplicá-las corretamente. Acompanhe!

Propicia o pagamento da tributação em dia

Cometer erros na apuração dos tributos ou deixar de enviar as contribuições devidas são grandes riscos que podem ser evitados quando a empresa toma todos os cuidados necessários quanto a apuração da folha. Como resultado, é possível realizar o cálculo adequadamente e provisionar no orçamento os recursos para manter a tributação em dia e evitar penalizações.

Contribui para o planejamento financeiro

Sim, a folha de pagamento também integra o planejamento e orçamento financeiro da empresa. Geralmente, esse documento é elaborado no final do ano e começa a valer no próximo exercício.

Para aumentar a sua precisão, o gestor financeiro conta com o apoio da equipe de RH para realizar um cálculo preciso. Assim, como base nessas informações é possível estimar:

Todos esses elementos são considerados com o intuito de determinar, com precisão, qual será o valor disponibilizado para arcar com esse custo no decorrer do ano.

Gera economia com consultorias

Você certamente já sabe que existem empresas que podem ser contratadas para conduzir o processo de pagamento. Essa terceirização é muito usada, porém é preciso avaliar os prós e os contras dessa prática.

Nós defendemos que fazer a gestão da folha internamente ajuda a reduzir despesas bem como permite ter um controle maior sobre as próprias finanças. Portanto, conte com profissionais qualificados e sistemas para simplificar essa atividade e garantir a sua precisão.

Facilita o monitoramento dos custos com pessoal

Por meio de uma boa gestão, é possível acompanhar o histórico do comportamento dos colaboradores, medindo os ciclos de recebimento e a quantia que foi paga a cada um. Em uma época em que os dados são utilizados como fonte de insights para uma gestão ideal do negócio como um todo, ter mais informações ajudará na boa manutenção das contas da empresa e na criação de estratégias específicas.

Assegura a empresa e o colaborador em caso de litígio

Em uma empresa que não faz uma boa gestão de folha de pagamentos, não é incomum termos casos de colaboradores que ficam insatisfeitos por não concordarem com os valores recebidos. Em muitos casos, essa incoerência nem pode ser provada, pois os registros que baseiam a criação da folha não são precisos. Com a boa gestão, a empresa garante que tudo seja documentado de forma eletrônica, com facilidade de acesso aos dados. 

Em um eventual litígio, se a empresa tiver razão, ela terá em mãos os dados para comprovar e mostrar para o colaborador que ele recebeu devidamente. Da mesma maneira, o funcionário terá acesso a dados sólidos para argumentar, caso encontre algo de que ele discorde. Em suma, a transparência é boa para todos.

Como vimos, uma boa gestão de folha de pagamentos, além de contribuir para uma maior fluidez nos processos de pagamentos dos colaboradores, ajuda na administração do fluxo de caixa da companhia. Ainda por cima, ela faz com que os desentendimentos entre colaboradores e empregador tenham uma maior base para serem resolvidos. Para que essa gestão seja bem-feita, é de suma importância que a empresa conte com as melhores ferramentas tecnológicas.

Gostou do artigo? Quer saber como utilizar a tecnologia para otimizar a gestão de folha de pagamentos em sua empresa? Entre em contato conosco e descubra!

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