Confira como fazer controle de despesas de forma eficiente!

Por Social Bank 15 jul 21

Organizar e gerir finanças, tanto pessoais quanto da empresa, são tarefas desafiadoras. Se você é empresário de uma PME ou um profissional autônomo, sabe como é importante fazer o controle de despesas para garantir uma boa saúde financeira.

Sem diferenciar custos essenciais para o trabalho de custos desnecessários, ou particulares, você corre o risco de administrar mal os próprios recursos, o que leva a prejuízos futuros. Além disso, esse hábito ainda pode causar divergências na hora de declarar o Imposto de Renda.

Pensando em ajudar você a aprimorar o seu controle de despesas, elaboramos este artigo. Nele, vamos mostrar o processo de ponta a ponta para você contabilizar tudo e gerenciar suas finanças com precisão. Confira!

Melhore a gestão de caixa

A gestão de caixa é a primeira coisa para fazer um planejamento financeiro global (empresarial e pessoal). O registro de entradas e saídas deve ser feito com rigor para evitar surpresas desagradáveis. Afinal, se ele não for feito, como você saberá sobre a capacidade de lucro e de investimento do seu empreendimento?

Conheça os fatores que esse controle consegue levantar:

  • lucro do período;
  • dinheiro a ser investido;
  • despesas que podem ser diminuídas ou eliminadas;
  • previsão de rentabilidade dos meses seguintes.

Registre todas as operações financeiras

Pegando ganho no tópico anterior, é importante ressaltar que toda e qualquer movimentação organizacional deve ser anotada — até mesmo as transferências entre contas da empresa. Você comprou um pacote de folhas A4? Anote. Foi preciso adiantar o vale-transporte do funcionário? Registre também. Parou para tomar um café depois de negociar com o fornecedor? É importante marcar esse gasto.

No fim do mês ou do ano, quando chega o momento de fechar a conta, é comum surgir divergências nos valores. Isso ocorre porque alguns custos não foram anotados. Por isso, realize o fluxo de caixa e o registro de transações financeiras com bastante zelo. Se for necessário, deixe essa responsabilidade na mão de uma pessoa de confiança — ela se encarregará de adicionar e examinar cada informação.

Para simplificar esse processo, veja algumas recomendações:

  • colete todas as notas fiscais do que for comprado;
  • use cartões de crédito e débito nas suas compras, pois eles registram alterações financeiras em tempo real;
  • guarde qualquer recibo, pois servirão de referência para abater divergência de valores.

Separe os gastos

Quem nunca usou o dinheiro do próprio negócio para comprar algo pessoal? Mas é necessário ter cuidado para que essa prática não se torne recorrente, especialmente se você tiver sócios. O objetivo é evitar gastos excessivos que não serão cobertos pelos lucros. Logo, o recomendado é separar gastos empresariais de gastos pessoais.

Se você gerencia um negócio com associados, já é esperado que você tenha acesso à sua cota mensal. Nesse sentido, é importante definir uma programação para que os custos da sua demanda particular não se misturem com as despesas da empresa.

Já para quem é profissional autônomo, esse controle deve ser feito de forma rigorosa. É necessário separar uma parte da renda para os custos pessoais e deixar uma porcentagem para os gastos do MEI, como impostos, insumos de trabalho, prospecção de clientes, entre outros.

Tenha capital de giro

Capital de giro é fundamental para fazer a empresa funcionar, ele é essencial para representar os itens de consumo rápido, que não podem faltar para o seu negócio operar. Se você tiver colaboradores, também terá de cuidar da remuneração deles.

Por isso, esse montante é tão necessário para não depender somente dos rendimentos. Nesse caso, é preciso ter um fluxo financeiro organizado. Assim, você planeja as despesas a pagar e sabe a quantidade de dinheiro que deve ter em caixa para honrar os compromissos.

Crie um fundo de reserva

Você já deve ter tido algum gasto inesperado, seja em casa ou na empresa. Por exemplo, alguém ficou doente e precisou de remédios caros, ou o computador quebrou e você teve que comprar outro. Todo mundo está sujeito a essas situações, especialmente os autônomos.

Para reduzir os impactos desse tipo de emergência financeira, é indicado gerenciar o acúmulo de capital para criar um fundo de reserva. Portanto, comece adicionando uma parte do lucro líquido para investimentos seguros (de baixo risco) e de alta liquidez. Dessa forma, você alia segurança e consegue resgatar o dinheiro quando precisar.

Firme parcerias com bons fornecedores

Um dos segredos para controlar os gastos do empreendimento é saber escolher os fornecedores e parceiros ideais. Mesmo que você já tenha parcerias habituais, isso não o proíbe de fazer uma pesquisa de mercado para comparar preços, insumos, prazos e formas de pagamento.

Com esses dados em mãos, você terá um poder de negociação mais elevado, o que beneficia a conquista de valores mais baixos e a obtenção de condições estratégicas para o funcionamento da sua empresa. Conhecer os concorrentes dos fornecedores que trabalham com você gera uma disputa mercadológica que favorece a sua gestão de finanças.

Inclua as férias no controle de gastos

Trabalhar o ano todo de forma contínua, sem descanso não é nada saudável. Ter alguns dias de repouso no serviço é ideal para o seu bem-estar, além de ser uma ótima oportunidade de ter ideias criativas e voltar com mais ânimo para o trabalho.

Na hora de cuidar das suas finanças pessoais, acrescente os gastos com as férias, incluindo viagens e a diminuição de receita. Escolha uma época em que o seu ramo de negócio esteja mais fraco para não comprometer muito o seu faturamento. Planeje-se para coincidir com a baixa temporada, já que poderá conhecer ótimos lugares e gastar menos.

Invista em um gerenciador financeiro

Ter um controle preciso de rendimentos e despesas favorece a organização financeira. Porém, gerenciar toda essa informação de forma manual, principalmente quando o negócio lida com muitas movimentações, pode ser uma tarefa trabalhosa e sujeita a erros. Por sorte, as ferramentas tecnológicas apresentam diversas soluções para essa demanda.

Hoje, existem aplicativos próprios que ajudam o empresário ou profissional autônomo a controlar seus trâmites financeiros, como o pagamento de contas, o gerenciamento de folhas de pagamentos e o registro de todas as transações.

Se você seguir as dicas que foram citadas ao longo deste texto, certamente fará uma gestão financeira pessoal e empresarial eficiente. O segredo está em registrar tudo, fazer previsões e montar um planejamento realista.

Além disso, para facilitar o controle de despesas, conte com o apoio de uma solução que proporcione para você mais autonomia e controle dos seus recursos, como o Social Control. Nele, é possível gerenciar cartões corporativos de viagens e eventos, realizar transferências em tempo real e ter uma visão panorâmica das despesas.

Para conhecer mais sobre essa ferramenta e entender como ela pode otimizar o seu negócio, entre em contato conosco agora mesmo!

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