Como usar ferramentas inteligentes de gestão para redução de custos?

Por Social Bank 15 dez 21

A gestão para redução de custos é uma das prioridades de empresas de todos os portes. Da mesma maneira, a busca por formas de economia e diminuição de desperdício estão sempre na mente de gestores que querem tornar o empreendimento mais competitivo e produtivo.

Existem diversas iniciativas que podem ser utilizadas para atingir esse objetivo, desde a melhoria de processos de trabalho até a automação das principais rotinas. Esse é um esforço que requer equilíbrio para garantir a qualidade do atendimento aos clientes e manter as finanças em um patamar positivo.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para que você conheça mais sobre a importância de usar ferramentas inteligentes e a sua contribuição para o sucesso da empresa. Continue lendo para conhecer todos os detalhes!

Como funciona a gestão para redução de custos?

Para que o gestor consiga implementar esse modelo de gestão, é importante entender que é preciso criar um planejamento que contemple as ações que podem resultar em economia. A ideia é formalizar esse processo para que a equipe compreenda quais são as atribuições, as expectativas e as metas a serem alcançadas.

Por esse motivo, a primeira iniciativa é entender que a redução de custos não pode ser feita de qualquer maneira. É essencial estudar os processos para identificar quais deles podem gerar maior economicidade. Assim, ao atacar os aspectos que têm mais representatividade, as chances de sucesso são superiores.

Além disso, é preciso acompanhar o andamento desse projeto para evitar a insatisfação dos clientes devido à queda da qualidade ou ao atendimento ineficiente. Somente assim, será possível agir conforme o planejamento.

Como usar ferramentas inteligentes nos processos?

Manter a empresa funcionando requer inúmeros controles relacionados à execução de todas as atividades. O gestor não pode abrir mão desse processo, principalmente quando consideramos a volatilidade e a competitividade do mercado.

Se o foco é a gestão para redução de custos, é fundamental entender quais melhorias podem ajudar a organização a crescer e a melhorar sua capacidade produtiva. Por isso, confira as nossas dicas que ajudarão você a dar os primeiros passos dessa empreitada.

Mapeamento dos processos internos

O mapeamento dos processos é uma iniciativa que pode ser aplicada desde a linha de produção até os processos administrativos. Essa flexibilidade faz com que a sua execução seja possível em todos os níveis hierárquicos.

Inclusive, muitos especialistas recomendam que os processos sejam revistos periodicamente para garantir a sua eficiência e eliminar eventuais gargalos. Em vista disso, é preciso designar quem será o responsável por executar essa atividade e quais ferramentas serão utilizadas.

Com a ferramenta certa, o gestor tem a possibilidade de verificar qual é o fluxo de entrada e o de saída e quais são as entregas esperadas. Assim, quando esse fluxo está em mãos, pode-se fazer mudanças com o intuito de simplificar o trabalho e melhorar a gestão de tempo da equipe.

Análise do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos indicadores mais simples e, ao mesmo tempo, mais estratégicos para o planejamento financeiro da empresa. Para o gestor, essa característica ajuda a visualizar o desempenho financeiro tanto no presente como no futuro.

Ao contar com uma solução de gestão inteligente, é possível extrair ainda mais informações para apoiar a tomada de decisões. Existem diversas aplicações para essa ferramenta, como:

  • a conciliação bancária de acordo com os diversos meios de pagamento;
  • a previsão de contas a pagar em curto e em longo prazo;
  • a estimativa de entrada de receitas;
  • a necessidade de capital de giro para sustentar a operação.

Assim, o gestor tem acesso a todas essas informações por meio de um sistema de gestão integrada.

Compartilhamento de informações

Os departamentos de uma empresa devem funcionar de maneira integrada baseada em um senso de colaboração e de trabalho em equipe. Quando a organização não conta com tecnologia, é comum que as áreas trabalhem isoladamente e não atinjam todo o seu potencial.

Além disso, há processos que podem ser conflitantes ou redundantes. Quando isso acontece, a melhor ideia é levar integração para as rotinas de trabalho. Geralmente, essa prática consiste na aquisição de sistemas que possibilitam o registro do andamento das atividades.

Para realizar esse investimento, é recomendado entender como as áreas estão integradas e as alçadas de cada uma. Dessa forma, é possível conceder acesso aos profissionais responsáveis, bem como proteger as informações de caráter estratégico ou confidencial.

Automação de processos repetitivos

Tempo é um recurso limitado nas empresas, por isso existem tantas ações criadas para a otimização do seu uso. Em função disso, as empresas valorizam as soluções que promovem a automação de atividades rotineiras.

O foco são as rotinas repetitivas e demoradas que ocupam boa parte da jornada de trabalho da equipe. Além do volume de trabalho cotidiano, os profissionais ainda precisam lidar com esse tipo de demanda, o que resulta em uma sobrecarga de obrigações.

Esse é um problema que aumenta o índice de rotatividade e gera grande insatisfação entre os colaboradores. Portanto, é recomendado investir em automação para melhorar a eficiência. Isso faz com que a equipe tenha mais tempo para se dedicar às atividades que são o foco do negócio e, como tal, influenciam a rentabilidade e a possibilidade de redução de custos.

Por que contar com o apoio de tecnologia?

A adoção de softwares de gerenciamento é um passo importante no crescimento da organização. Conforme o empreendimento conquista novas oportunidades de negócio, fica claro que existe a necessidade de otimizar os processos. Esse é o momento de preparar a empresa para evoluir e ser capaz de atender a nova demanda.

Com essa mudança, o gestor deve entender que a tecnologia tem de ingressar no seu dia a dia de forma mais robusta. Para que isso seja possível, é preciso contar com ferramentas mais completas, com funcionalidades que permitem o gerenciamento da organização como um todo.

Vale destacar que alcançar a gestão para redução de custos é um esforço que deve envolver a equipe tanto como colaboradores quanto como responsáveis pelos resultados. Além do trabalho coletivo, é recomendado escolher as ferramentas compatíveis com as caraterísticas do negócio.

Se você precisa de um parceiro confiável para colocar esse projeto em andamento, conte com a experiência do Social Bank para ajudar. Entre em contato conosco e confira as nossas soluções financeiras inteligentes!

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