Como otimizar o seu tempo na gestão de pagamento de folha?

Por Social Bank 01 maio 21

Ter foco nas estratégias empresariais é muito importante para uma organização. Afinal, independentemente do seu porte, é preciso procurar por alternativas para alavancar o negócio, sem gastar muito tempo e dinheiro nas soluções. Por isso, a otimização da gestão de pagamento de folha se torna imprescindível.

Como ela está diretamente ligada à saúde financeira da empresa, sua gestão deve ser bem executada para que haja equilíbrio e não ocorram erros financeiros.

Continue lendo este post e confira algumas dicas para otimizar o seu tempo na gestão de pagamento de folha!

O que é a gestão de pagamento de folha?

A gestão de pagamento de folha é uma área que engloba o gerenciamento de contracheques e holerites da empresa. Os dados dispostos nesse tipo de documento compreendem todos os componentes da remuneração de um colaborador, possibilitando fazer o cálculo do salário líquido a ser recebido.

De acordo com as leis trabalhistas, as informações dessa folha de pagamento devem ser compartilhadas com o funcionário, mas não há exatamente um modelo específico a ser seguido.

Os dados básicos que toda folha precisa ter são:

  • nome do funcionário;
  • cargo que executa na empresa;
  • controle de frequência;
  • ativos e passivos que compõem a remuneração;
  • prazo e maneira de pagamento;
  • descontos;
  • valor líquido que será recebido.

Tudo isso ficará documentado no histórico do funcionário, o qual poderá ser acessado sempre que precisar fazer a apuração ou análise de dados.

Qual é a importância de otimizar esse processo?

A boa gestão da folha de pagamento é muito importante, pois garante a transparência na relação de gestor e funcionário quando o contratado tem total ciência da sua remuneração.

Por isso, fazer a otimização desse processo é vantajoso para a sua empresa, uma vez que a realização manual e sem cuidado pode aumentar as chances de ocorrer algum problema justifico em longo prazo, comprometendo a saúde financeira da organização.

Ou seja, ele consiste em uma melhoria nos procedimentos de cálculo e atualização de informações. Assim, algumas áreas, como o RH, conseguem ter maior atenção em ações estratégicas para a empresa, sem se preocupar muito com as operações da folha.

Como otimizar o seu tempo na gestão de pagamento de folha?

Para fazer a otimização do seu tempo no gerenciamento de pagamento de folha, aqui estão algumas ações estratégicas que podem ser muito úteis para a sua empresa.

Tenha um controle das remunerações

O funcionário tem o direito de ser pago e entender o motivo. Com um controle de todas as remunerações, fica mais fácil evitar desencontros entre colaboradores e gestores, além de possíveis questionamentos das contas. Padronizando esse controle, evita-se mais trabalhos e mudanças nos procedimentos.

Crie uma rotina de pagamento

Nos contracheques ou holerites, deve constar tudo o que o funcionário tem a receber naquele mês, como salário, gratificações mensais, benefícios e aumento.

A jornada de trabalho, as faltas e os possíveis descontos também são inseridos no documento, junto de sua função exercida. A entrega do contracheque é obrigatória por lei.

Quando há uma rotina de pagamento que é cumprida sem atrasos, a relação dos funcionários com a empresa se torna mais firme e confiável. Além disso, fica mais fácil para os organizadores terem acesso aos prazos.

Faça um backup dos documentos

Quando ocorrem auditorias externas ou internas, é essencial ter em posse uma cópia dos dados de pagamento mensal de cada funcionário — de preferência, em arquivos digitais.

Deve ser demandado para a área de TI o trabalho de realizar um backup dos sistemas e softwares dos setores, principalmente de RH, periodicamente. Assim, será mais fácil de realizar pesquisas que envolvam dados de vários períodos, sem ocorrer erros.

O arquivamento deve ser feito de maneira cronológica e separado por áreas para manter a ordem. A colaboração do setor de RH e de Finanças vai ser essencial para que haja um bom proveito das informações, sem comprometer o sistema.

Opte por um sistema online de folha de pagamento

Procure fazer a aplicação de um sistema online simples de usar, seguro e que controle toda a gestão da folha de pagamento.

A maioria desses sistemas utiliza o armazenamento pela nuvem, que ajuda a agilizar o processo de arquivamento e backup. Não ocupam muito espaço, nem precisam de muitas atualizações. O acesso e compartilhamento de planilhas de dados também se torna mais ágil.

Tenha a tecnologia como uma aliada

No mercado, há inúmeras ferramentas úteis para fazer o registro de funcionários e o cálculo da remuneração. Elas são capazes de fazer o envio de dados ao contador financeiro, para alimentar plataformas como o e-Social.

Assim, as atividades e jornadas de trabalho podem ser computadas em tempo real e integradas aos sistemas de gestão. Isso poupa muito do tempo que seria gasto pelo RH registrando essas informações.

A tecnologia pode ajudar a diminuir erros de cálculo e fiscais, além de evitar que a área de RH acabe perdendo seus prazos. Dessa forma, a parte burocrática sai do modo manual e garante mais tempo para focar em projetos e melhorias na empresa.

Adote uma política de cargos e salários

A melhor maneira de agilizar a gestão é adotando uma política bem estruturada de cargos e salários, pois não só determina o pagamento de cada funcionário, mas também os incentiva a procurar melhorias.

Essa política traz um benefício extra para fazer o cálculo do pagamento de folha, pois contribui para que os administradores tenham uma visão ampla de cada função exercida dentro da organização.

Isso pode facilitar a criação de equipes de alto desempenho e captação de talentos, usando o modelo de gestão por competências e garantindo a sustentabilidade da empresa.

Como contar com soluções que ajudem a otimizar esse processo? 

Para otimizar esse processo, é preciso que sua empresa tenha um gerenciamento mais automatizado, ágil e eficiente.

Um grande exemplo de organização inovadora nessa área é o Social Bank, que tem como propósito a diversidade e liberdade, buscando colaborar sempre com seus funcionários e seus clientes. Com o Social Bank, essa rotina se torna mais prática e acessível para os gestores.

Neste post, vimos o quão importante a otimização da gestão do pagamento de folha pode ser para o crescimento da sua empresa.

Para garantir a saúde financeira dela, é preciso adotar algumas dessas ações. Lembre-se de que é sempre válido buscar auxílio profissional para implantar essas ferramentas e projetar estratégias administrativas. Fazendo todos os processos de forma correta, com certeza você garantirá sucesso e bons negócios!

Descubra como o Social Bank pode ajudar você na melhor gestão do seu negócio. Acesse o site e conheça as soluções que disponibilizamos para a sua empresa!

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