A pandemia causada pelo novo coronavírus acelerou a adoção, por grande parte das empresas, do teletrabalho ou home office. Junto a essa modalidade, surgiram novos direitos dos trabalhadores, que precisarão de amparo referente aos gastos comuns a essa rotina, como luz elétrica, internet e telefone.

Pensando nisso, elucidaremos, neste post, como fazer o cálculo do auxílio home office com foco nas principais despesas, a fim de que a sua empresa esteja em dia com as determinações legais. Continue a leitura e confira!

O que diz a CLT sobre o auxílio home office?

De modo geral, os colaboradores que desenvolvem os seus trabalhos em casa têm os mesmos direitos que os demais, pois a lei não faz nenhuma distinção entre eles.

Devemos lembrar que o home office já existia antes do caos sanitário que estamos vivendo, o que mudou é que tivemos o seu expressivo crescimento dentro das organizações.

Porém, também é necessário pontuar que o texto legal afirma que, segundo o princípio da alteridade, o empregador estará obrigado a custear as despesas referentes às rotinas de trabalho.

Embora a CLT não fixe, de maneira rígida, os gastos reembolsáveis, deixa aberta a negociação. Porém, gastos mensuráveis, como água, luz, telefonia e internet, devem ser pagos pela empresa.

Como a empresa deve ressarcir os colaboradores pelas despesas de trabalho?

Alguns cálculos são bem simples de serem efetuados, pois são mensuráveis e demandam uma análise do gasto médio do colaborador com o determinado serviço.

Gastos com telefone, por exemplo, podem ser averiguados por meio do detalhamento da conta. Assim, será possível perceber quais chamadas foram provenientes do trabalho ou não.

Em relação à energia elétrica, pode-se fazer uma média dos gastos do funcionário nos 6 meses anteriores a adoção do home office. A empresa, então, se responsabiliza pela despesa excedente.

O mesmo acontece com serviços de internet, fazendo o cálculo sobre o uso de dados que o empregado costumava utilizar e o que foi usado depois que ele passou a trabalhar em casa.

Como funciona a tributação das despesas de trabalho para a empresa?

Existe uma preocupação, por parte das empresas, de a Receita Federal considerar tais benefícios como sendo parte salário — e, dessa forma, fazer o cálculo das tributações (previdenciárias e trabalhistas) sobre o total dos valores pagos.

Nessa perspectiva, a CLT faz algumas distinções. No seu artigo 457, pontua que as importâncias recebidas pelos colaboradores, na forma de ajuda de custo e vale-alimentação, não podem entrar na base de cálculo dos encargos trabalhistas e previdenciários, pois não fazem parte da remuneração do colaborador.

Apesar disso, a fiscalização pode tributar se for comprovada que a bonificação não configura indenização.

Como otimizar a gestão de reembolso?

Planeje a inclusão do benefício nas despesas da sua empresa

Com a adoção do teletrabalho, é necessário realizar um levantamento do número de colaboradores que recebem a bonificação. Além disso, é importante avaliar a infraestrutura que eles possuem em suas casas para que não ocorram despesas excedentes ou deficitárias.

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Solicite comprovantes

Toda despesa realizada pelo colaborador necessariamente terá que ser comprovada. Não apenas para que seja pago o que é devido, em obediência à lei, mas também para ter um controle e uma avaliação das despesas decorrentes dessas indenizações.

Como vimos, a CLT não distingue os colaboradores pelas modalidades de trabalho que eles exercem, estando amparados pela lei no tocante à obrigação de ressarcimento das despesas gastas em razão do trabalho.

Além disso, o empregador deve ficar atento para não ser tributado pela Receita Federal, pois tais bonificações devem constituir indenizações — e não salário.

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