5 dicas para fazer a gestão de folha de pagamento de forma eficiente

Por Social Bank 07 dez 21

A gestão de folha de pagamentos é um processo que resguarda o trabalhador e a empresa, garantindo que o primeiro receba todos os valores que são seus por direito e ao segundo, que está respeitando todas as leis, de forma documentada, para se defender em eventuais litígios. Um dos grandes erros na gestão de folha de pagamento é a inconsistência dos dados e registros, que em algumas empresas ainda são realizados de forma anacrônica, por meio de planilhas ou de forma manual. 

Quando há uma boa gestão de folha de pagamentos, feita com o auxílio de boas soluções tecnologias, o gestor passa a ter acesso a todos os valores referentes à remuneração de um funcionário, desde o salário bruto, o salário líquido e todos os acréscimos e descontos. Neste post, vamos entender como dar os primeiros passos rumo a uma boa gestão de pagamentos com 5 dicas valiosas. Confira!

1. Mantenha um bom planejamento

Para que seja implementada uma boa gestão, é importante que todos os processos relativos à folha de pagamentos sejam planejados. Esse planejamento é essencial para que todas as despesas da empresa sejam mantidas sob um controle rígido — mais de 80% das despesas de uma empresa são relativas a encargos e salários. 

Nesse cenário, é de suma importância que haja um monitoramento constante da folha de pagamentos e que, de forma periódica, de preferência anualmente, haja um pente fino em forma de estudo para garantir que todos os colaboradores estejam sendo remunerados de maneira correta.

2. Estabeleça um plano de cargos e salários

 Uma maneira de manter uma boa organização e aprimorar a gestão da folha de pagamentos é por meio de um bom plano de cargos e salários. Com a criação desse plano, será possível estruturar o controle de pagamentos ao mesmo tempo em que a empresa dá aos colaboradores um caminho que eles devem seguir para se desenvolverem dentro da carreira. 

Com esse plano, todas as estruturas de cargos e salários ficam melhor sustentadas, o que contribui para uma melhor equilíbrio interno e externo, tanto em relação aos deveres e responsabilidades, quanto em relação às atribuições e níveis salariais.

Dessa maneira, o departamento pessoal poderá gerir a folha de pagamento de cada colaborador listando as suas remunerações, benefícios e gratificações de acordo com o trabalho realizado, de forma padronizada, com muito mais organização.

3. Controle o ponto dos funcionários

Não há gestão de pagamentos eficiente sem o controle de ponto dos funcionários, afinal, o cálculo da folha de pagamento deve ser baseado nesse registro. Com os dados referentes às entradas e saídas dos colaboradores é possível identificar as necessidades de descontos ou acréscimos nos pagamentos.

Por isso, para que não haja inconsistência nos dados e que os dois lados fiquem resguardados — a empresa e o colaborador — é importante que a organização adote uma forma segura de controlar o ponto, de referência com a utilização de um sistema eletrônico, para garantir uma melhor transparência.

Um dos grandes benefícios da utilização do ponto eletrônico é a possibilidade de integração ao sistema de gestão de folha de pagamentos, facilitando os processos automatizando os cálculos. Nesse cenário, o risco de erros e incoerências se torna baixíssimo, reduzindo a possibilidade de litígios entre o colaborador e a empresa em relação aos pagamentos de horas extras, adicionais noturnos e descontos.

4. Mantenha-se atualizado sobre os encargos

O Brasil passa por um período em que há a discussão sobre a necessidade de várias reformas, tributária, trabalhista, administrativa, previdenciária etc. A boa gestão de pagamentos deve estar sempre alinhados às legislações atuais sobre os encargos e tributos que incidem sobre a folha e isso exige atualização constante. 

Existem uma série de variáveis que interferem na forma como a empresa deve recolher determinados tributos, como a mudança de faixa salarial de um colaborador, os benefícios recebidos e os bônus. 

Cabe ao departamento pessoal ficar atento a todos esses detalhes e manter um monitoramento periódico para avaliar se as informações estão atualizadas. Dessa maneira, a empresa mantém os pagamentos sendo realizados de forma correta, evitando problemas fiscais e trabalhistas.

Entre os exemplos de descontos variáveis, podemos destacar a contribuição previdenciária, que é cobrada de acordo com a faixa salarial do colaborador, com percentuais que vão de 7,5% a 14%. O recolhimento de imposto de renda na fonte, também sofre uma série de variações de acordo com o que cada colaborador recebe no mês em questão. 

5. Utilize a tecnologia a seu favor

Em plena era da transformação digital, é de suma importância que a corporação utilize a tecnologia como impulsionadora de seus processos. O setor de recursos humanos, por exemplo, pode se beneficiar de uma série de soluções tecnológicas que contribuem para que o setor tenha uma atuação mais estratégica e menos operacional. 

Há uma série de fornecedores que desenvolvem plataforma específica para gestão de folha de pagamentos, que se tornam verdadeiras aliadas para a empresa contratante. Com esses sistemas, o gestor do departamento pessoal, após acessar o registro de horas trabalhadas, realizar todos os cálculos complexos, sem perder nenhuma variável, como as comissões, bônus e descontos.

Um dos grandes benefícios da adoção da tecnologia no departamento pessoal é a possibilidade de automatizar uma série de tarefas burocráticas e repetitivas, integrando de forma fluida o controle de ponto ao sistema de pagamentos. Dessa forma, os cálculos poderão ser realizados de forma automática cabendo ao colaborador apenas a conferência e a emissão de documentos. 

Como vimos, uma boa gestão de pagamentos se indica com um bom planejamento e deve ter como foco a redução de erros e riscos desnecessários. quando a empresa tem um bom controle e atualização sobre tributos e paga o que cada colaborador tem direito, de acordo com seu cargo e bonificações, todos saem ganhando. No final, a empresa se resguarda, sem riscos de acionamentos judiciais e o colaborador fica mais engajado, pois sabe que está lidando com uma empresa que valoriza seu trabalho.

Gostou do post? Quer saber como otimizar a sua gestão de folhas de pagamentos utilizando a tecnologia como aliada? Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções.

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