Você, empresário, já deve imaginar que o sucesso da sua empresa não depende apenas das vendas, certo? Controlar as finanças também é essencial para garantir a saúde do negócio e mantê-lo próspero. É aí que entra a agenda de contas a pagar.

Planejar esse aspecto significa organizar todas as obrigações financeiras do seu estabelecimento: aluguel, água, energia, telefone, internet, funcionários, fornecedores, impostos, parcela de empréstimos etc. Sem esse controle, você pode perder prazos, gastar mais que o necessário com multas e juros, e até prejudicar o relacionamento com parceiros de negócios.

Para evitar esses transtornos, a seguir, veja algumas dicas para manter a agenda de contas a pagar organizada. Boa leitura!

Registre todas as contas

Contabilizar gastos e despesas é uma regra básica da educação financeira empresarial. Afinal de contas, esse registro permite que você garanta que essas contas estejam dentro do seu orçamento. O primeiro passo, portanto, é anotar todos os compromissos financeiros assumidos para os próximos meses. Até mesmo as contas variáveis — como água e energia — devem entrar nesse planejamento com valores aproximados.

Faça um cronograma de pagamentos

Essa é a hora de organizar a agenda de contas a pagar propriamente dita. Isso significa que você deve criar um cronograma com todos os compromissos listados anteriormente e suas respectivas datas de vencimento, formas de pagamento e tudo mais.

Isso ajuda a visualizar melhor quais são os dias que as contas mais pesadas estão concentradas. Se a maioria dos seus pagamentos estão previstos para a primeira semana do mês, por exemplo, você pode alterar algumas datas de vencimento diretamente com os credores para distribuir melhor essas contas ao longo do período.

Evite pagamentos em atraso

Pagamentos em atrasos implicam em juros, multas e, muitas vezes, até em perda de confiança no mercado. Se você deixa de quitar um compromisso com o fornecedor, por exemplo, vai abalar o relacionamento com ele, além de perder o acesso a benefícios e melhores condições de pagamento.

É por isso que é importante pagar tudo em dia. Na verdade, se for possível, o ideal mesmo é até antecipar os pagamentos que oferecem descontos e outras vantagens. Dessa forma, sua empresa economiza e pode usar os recursos em ações estratégicas.

Saiba renegociar

Em alguns casos, os atrasos acontecem por causa da falta de dinheiro. Se você perceber que não terá os recursos necessários para honrar com aquele compromisso, renegocie antes mesmo de a conta vencer. Você pode até conseguir um prazo a mais com isso.

Agora, se a conta já estiver vencida, também é importante renegociar. Caso contrário, multas e juros vão fazer a sua dívida crescer cada vez mais até se tornar impagável. Isso significaria a falência do seu negócio.

Sendo assim, não deixe as contas atrasadas para lá. Busque os credores e renegocie para tentar abaixar os juros, aumentar o número de parcelas e garantir que a sua empresa não fique com fama de má pagadora.

Invista em um software de gestão

Foi-se o tempo no qual a agenda de contas a pagar era um caderno físico ou até planilhas elaboradas no Excel. Hoje, existem diversos recursos que facilitam a gestão financeira e você deve aproveitar essa oportunidade.

Bons softwares de gestão apresentam funções específicas para controlar as finanças do seu negócio, como cronogramas de pagamento, fluxo de caixa, conciliação bancária etc. Assim, é possível garantir mais segurança e agilidade nesse controle, uma vez que o sistema automatiza tarefas e você gastará menos tempo com isso.

Organizar a agenda de contas a pagar é fundamental para conseguir honrar em dia com todos os compromissos financeiros da empresa. É isso que garante a saúde financeira do seu negócio, já que não haverá desperdícios de recursos com multas e juros decorrentes dos atrasos. Sem contar na credibilidade e no crédito que o estabelecimento conquistará no mercado. 

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