Se você veio até aqui para saber o que é fluxo de caixa e como administrá-lo da melhor forma, está no lugar certo. Afinal, seu negócio recebe capital de clientes e faz pagamentos variados. Esse recurso nada mais é do que um modelo de análise financeira que registra todas as receitas (entrada de dinheiro) e despesas (saída de dinheiro).

Nesse sentido, as finanças da sua empresa precisam ser tratadas com rigor e sempre avistar o médio e longo prazo para tomar decisões estratégicas, como investir em novos equipamentos, capacitar a equipe, contratar novos profissionais, entre outras.

Para saber mais sobre o que é fluxo de caixa, qual sua importância e como fazê-lo corretamente, reunimos as melhores dicas e informações. Continue a leitura para aprender como fazer dos números seus maiores aliados.

Por que o fluxo de caixa é importante?

O fluxo de caixa é essencial para controlar as finanças com eficiência. Isso porque ele pode formar uma boa base de registros financeiros — o que simplifica a gestão de capital e permite detectar as forças e fraquezas do empreendimento quanto ao fluxo de dinheiro.

Vamos imaginar que um restaurante conta com um volume considerável de clientes. No entanto, o gestor (e/ou proprietário) não tem o costume de monitorar o que entra e o que sai da conta do estabelecimento.

Nesse caso, o que ele faria para descobrir se o negócio está crescendo de acordo com o esperado ou, ainda, para planejar investimentos, como ampliação do recinto e oferecimento de novos produtos e serviços?

Sem fazer o fluxo de caixa, ele raramente compreenderia a situação do quadro financeiro atual do seu negócio, além de não saber como pensar em melhorias ou fazer projeções. Por isso, esse tipo de controle é importante.

Quais os benefícios do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa ajuda a ter uma visão realista das movimentações financeiras. Conheça seus principais benefícios:

  • monitorar, fazer projeções e tomar decisões sobre o caixa;
  • saber se existe dinheiro suficiente para quitar as contas no prazo;
  • descobrir quando é o melhor momento para fazer investimentos com o capital conseguido;
  • identificar e eliminar gastos desnecessários;
  • perceber se será preciso recorrer a empréstimos para cobrir despesas;
  • permitir a precificação de produtos ou serviços (reajuste ou desconto);
  • prever a melhor época para repor o estoque e estabelecer uma relação ganha-ganha com fornecedores;
  • descobrir se existe lucro ou prejuízo.

Como fazer o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser realizado de diversas maneiras, mas todas demandam disciplina e frequência nos lançamentos financeiros. Uma sugestão para fazê-lo é por meio de uma planilha eletrônica. No modelo mais simples, você pode criar quatro colunas com os seguintes indicadores:

  1. data dos lançamentos;
  2. descrição das transações;
  3. registro de entradas;
  4. lançamento das saídas.

Também é necessário separar um campo específico para incluir os valores que estão nas contas bancárias, a fim de examiná-los junto com os saldos do caixa.

Vale reforçar que esse tipo de controle nem sempre funciona, principalmente se o negócio fizer diversas movimentações ou vier a crescer. Nesse sentido, o ideal é utilizar uma aplicação ou um sistema de gestão financeiro que tenha um módulo de fluxo de caixa.

O destaque dessa alternativa é que você controlará não só as entradas e saídas, mas também emitirá relatórios e indicadores com base nos dados lançados. Assim, terá informações que podem ajudar a conduzir melhor os caminhos da sua empresa. Outra vantagem dessa ferramenta é que ela pode ser integrada a diversos departamentos, processos e rotinas.

Além do apoio da tecnologia, existem outras dicas que podem melhorar a gestão do seu fluxo de caixa. Veja a seguir.

Separe as entradas e saídas em categorias

Para simplificar sua rotina e controlar as saídas de dinheiro do caixa, separe-as em categorias, como:

  • pagamento de colaboradores;
  • pagamento de fornecedores;
  • contas básicas (água, luz, gás e telefone);
  • compra de insumos;
  • impostos;
  • valores destinados para custear publicidade.

Essa divisão permite verificar quais contas e itens dão mais despesas, o que permite estabelecer medidas para contenção e otimização. Isso também favorece a identificação de desperdícios e gastos supérfluos, os quais poderão ser evitados para melhorar o caixa interno e favorecer a economia empresarial.

Já a categorização entradas pode ser realizada da seguinte forma:

  • venda de produtos ou serviços da empresa;
  • recebimento de parcelamentos ou dívidas;
  • receitas não operacionais.

Essa prática ajuda você a compreender quais são suas fontes principais, além de identificar quais produtos trazem maior retorno. Ao obter essas informações, é possível criar boas abordagens de venda (marketing e ofertas) junto ao departamento comercial, por exemplo.

Mantenha as informações constantemente atualizadas

O fluxo de caixa deve ser atualizado com frequência — de preferência a cada nova transação. Para isso, marque um horário do dia para fazer os registros com atenção. Só tenha em mente que quanto mais você demorar para fazer os lançamentos, maior a probabilidade de surgirem erros.

Armazene cupons, recibos e notas fiscais

Imagine se você lança gastos três dias após terem ocorrido sem ter os comprovantes em mãos, ainda mais se tiverem acontecido em uma grande compra de insumos. Certamente você terá dificuldades para conferir o que registrar, gerando equívocos financeiros.

Ao criar o hábito de armazenar os seus cupons, notas fiscais e recibos (físicos ou digitais) de forma temporária, você evita desfalques no fluxo de caixa. Caso alguma informação esteja errada, é só encontrar o comprovante correspondente para ter certeza se está correta ou não.

Cuide do estoque

Uma boa dica é computar suas entradas em paralelo com o estoque, pois, dessa forma, você controlará seus estoques com eficiência. E isso de modo detalhado, já que saberá quais mercadorias comercializadas correspondem a quais valores obtidos.

O maior destaque dessa ação é que você saberá quais itens vendem mais e quais estão paralisados, gerando gastos com espaço, estocagem, manutenção etc. A partir desse tipo de análise, você consegue criar medidas para evitar o excesso de produtos e conseguir transformá-los em dinheiro mais rapidamente.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a compreender o que é fluxo de caixa, bem como sua importância e como fazê-lo. Essa atividade é uma das bases da educação financeira empresarial. Portanto, siga as recomendações mencionadas para administrar o capital do seu negócio com competência.

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